Hysbysiad preifatrwydd ymgeisydd am swydd

Rheolydd Data: Grŵp Newydd yw’r rheolydd data. Mae’n rheoli ac yn prosesu data ar ran ei is-gwmnïau Cymdeithas Tai Newydd (1974) Cyf. a Newydd Maintenance Ltd.

Swyddog Diogelu Data: Mae rôl y Swyddog Diogelu Data yn cael ei chyflawni gan y Swyddog Corfforaethol. Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynghylch gweinyddu eich gwybodaeth bersonol cysylltwch â ni ar 0303 040 1998 os gwelwch yn dda, neu drwy:

Eleanor Chard, Penaeth Gwasanaethau Cwsmeriaid, Cymdeithas Tai Newydd, 5 Village Way, Tongwynlais CF15 7NE

Rydym yn cymryd preifatrwydd o ddifrif
Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn cwmpasu sut rydym yn trin gwybodaeth bersonol adnabyddadwy a gasglwn pan ydych chi ar y dudalen swyddi ar wefan Cymdeithas Tai Newydd, yn cofrestru fel ymgeisydd am swydd gyda Chymdeithas Tai Newydd, yn creu hysbysiad swydd gyda Chymdeithas Tai Newydd, neu’n gwneud cais am swydd drwy gyfrwng gwefan Cymdeithas Tai Newydd.

Fel rhan o’r broses recriwtio mae’r sefydliad yn casglu a phrosesu data personol am ymgeiswyr am swydd. Mae’r sefydliad wedi ymrwymo i fod yn dryloyw ynghylch sut mae’n casglu ac yn defnyddio’r data hwnnw ac i fodloni ei rwymedigaethau diogelu data.

Pa wybodaeth mae’r sefydliad yn ei chasglu?
Mae gwybodaeth bersonol adnabyddadwy yn cael ei chasglu drwy wefan Cymdeithas Tai Newydd pan ydych chi:

• yn cofrestru fel ymgeisydd am swydd
• yn creu hysbysiad swydd
• yn gwneud cais am swydd

I gofrestru fel ymgeisydd am swydd neu i greu hysbysiad swydd bydd angen i chi roi eich enw a chyfeiriad e-bost. Unwaith y byddwch yn cofrestru fel ymgeisydd am swydd neu’n creu hysbysiad swydd gyda Chymdeithas Tai Newydd nid ydych yn ddienw i ni. Efallai y byddwn yn cysylltu â chi ynghylch newidiadau safle neu newidiadau recriwtio.

Pan ydych chi’n ymgeisio am swydd mae’r sefydliad yn casglu ystod o wybodaeth amdanoch. Mae’n cynnwys:

• eich enw, cyfeiriad, a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn;
• manylion am eich cymwysterau, sgiliau, profiad, a hanes cyflogaeth;
• gwybodaeth am eich lefel bresennol o gydnabyddiaeth ariannol, gan gynnwys hawl am fudd-daliadau;
• p’un a oes gennych anabledd y mae angen i’r sefydliad wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer yn ystod y broses recriwtio;
• gwybodaeth am eich hawl i weithio yn y DU;
• eich hanes troseddol;
• manylion am unrhyw gysylltiadau sydd gennych gydag aelodau’r bwrdd, gweithwyr a chyflenwyr y Grŵp;
• cadarnhad p’un a ydych yn denant neu’n llesddeiliad i’r Grŵp;
• gwybodaeth monitro cyfle cyfartal, gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, rhyw, cyfeiriadedd rhywiol, iechyd, a chrefydd neu gred.

Yn ogystal â’ch ffurflen gais mae’r sefydliad yn casglu’r wybodaeth hon mewn amrywiaeth o ffyrdd eraill. Er enghraifft, efallai y bydd data wedi’i gynnwys mewn CV, yn eich pasbort neu ddogfennau adnabod eraill, neu wedi’i gasglu mewn cyfweliadau neu fathau eraill o asesu, gan gynnwys profion ar-lein.

Bydd y sefydliad hefyd yn casglu data personol amdanoch gan drydydd partïon, megis geirdaon gan gyn-gyflogwyr, gwybodaeth gan ein darparwr iechyd galwedigaethol ynghylch asesiad meddygol cyn-cyflogaeth, a gwybodaeth o wiriadau cofnodion troseddol. Dim ond ar ôl i ni gynnig swydd i chi y bydd y sefydliad yn gofyn am wybodaeth gan drydydd partïon ac fe fydd yn rhoi gwybod i chi ei fod yn gwneud hynny.

Bydd data yn cael ei storio’n electronig ac ar ffurf copi papur mewn amrywiaeth o wahanol leoedd, gan gynnwys ein system olrhain ymgeisydd ar-lein ac ar systemau TG eraill (gan gynnwys e-bost).

Pam mae’r sefydliad yn prosesu data personol?
Mae angen i’r sefydliad brosesu data i gymryd camau, ar eich cais, cyn ymrwymo i gytundeb gyda chi. Mae hefyd angen prosesu eich data er mwyn ymrwymo i gytundeb gyda chi.

Mewn rhai achosion, mae angen i’r sefydliad brosesu data i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’i rwymedigaethau cyfreithiol. Er enghraifft, mae’n ofynnol ei fod yn gwirio fod ymgeisydd llwyddiannus yn gymwys i weithio yn y DU cyn i’r ymgeisydd ddechrau ar ei gyflogaeth. Mae Deddf Tai hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i ni nodi unrhyw gysylltiadau rhyngoch chi a’r sefydliad cyn cynnig swydd.

Mae gan y sefydliad ddiddordeb dilys wrth brosesu data personol yn ystod y broses recriwtio, ac am gadw cofnodion o’r broses. Mae prosesu data gan ymgeiswyr am swydd yn galluogi’r sefydliad i reoli’r broses recriwtio, asesu a chadarnhau addasrwydd ymgeisydd ar gyfer cyflogaeth ac i benderfynu i bwy i gynnig swydd. Efallai y bydd angen i’r sefydliad hefyd brosesu data gan ymgeiswyr am swydd er mwyn ymateb i, ac amddiffyn yn erbyn, hawliadau cyfreithiol.

Lle mae’r sefydliad yn dibynnu ar ddiddordeb dilys fel rheswm dros brosesu data, mae wedi ystyried a yw’r buddiannau hynny’n cael eu diystyru gan hawliau a rhyddid cyflogeion neu weithwyr, ac mae wedi dod i’r casgliad nad ydynt.

Mae rhai categorïau arbennig o ddata personol, megis gwybodaeth am iechyd neu gyflwr meddygol, yn cael ei brosesu i gyflawni rhwymedigaethau cyfraith cyflogaeth (megis y rhai sydd mewn perthynas ag ymgeiswyr am swyddi sydd ag anableddau, ac at ddibenion iechyd a diogelwch). Er enghraifft, efallai y bydd angen i’r sefydliad wneud addasiadau rhesymol i’r broses recriwtio ar gyfer ymgeiswyr sydd ag anabledd. Ar gyfer roliau sy’n gofyn llawer yn gorfforol, un o amodau’r cynnig swydd yw ei bod yn ofynnol i’r ymgeisydd a ddewiswyd gael asesiad meddygol cyn-cyflogaeth er mwyn sicrhau ei fod yn ddigon ffit ac abl i gyflawni gofynion y swydd.

Ar gyfer rhai swyddi, mae’n rhaid i’r sefydliad geisio gwybodaeth am gollfarnau troseddol a throseddau. Pan mae’r sefydliad yn ceisio’r wybodaeth hon, mae’n gwneud hynny am ei bod yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni ei rwymedigaethau ac arfer hawliau penodol mewn perthynas â chyflogaeth.

Pan mae’r sefydliad yn prosesu data mewn categorïau arbennig eraill, megis gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, crefydd neu gred, oedran, rhyw, neu statws priodasol, gwneir hyn yn unig at ddibenion monitro cyfle cyfartal gyda chaniatâd penodol ymgeiswyr am swydd, a gellir tynnu’r caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.

Ni fydd y sefydliad yn defnyddio eich data ar gyfer unrhyw bwrpas heblaw’r broses recriwtio yr ydych wedi ymgeisio amdani. Os yw eich cais yn aflwyddiannus, efallai y bydd y sefydliad am gysylltu â chi ynghylch cyfleoedd cyflogaeth yn y dyfodol lle y gallech fod yn addas. Bydd y sefydliad yn gofyn eich caniatâd cyn cadw eich data at y diben hwn ac rydych yn rhydd i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.

Pwy sy’n cael mynediad i ddata?
Bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu’n fewnol at ddibenion recriwtio. Mae hyn yn cynnwys aelodau o’r tîm AD, y rheolwr recriwtio, aelodau o’r paneli llunio rhestr fer a chyfweld, a staff TG os yw cael mynediad i’r data yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni eu swyddi.

Rydym yn gweithredu proses sifftio ddienw felly ni all y Rheolwr Cyflogi, nac aelodau eraill y panel sy’n llunio rhestr fer, weld eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, manylion monitro cydraddoldeb, gofynion addasiad anabledd, na’r datgeliadau cofnodion troseddol. Mae hyn er mwyn sicrhau proses ddethol deg a diduedd.

Ni fydd y sefydliad yn rhannu eich data gyda thrydydd partïon, oni bai bod eich cais am gyflogaeth yn llwyddiannus a’i fod yn cynnig cyflogaeth i chi. Bydd y sefydliad yn rhannu eich data gyda chyn-gyflogwyr i gael geirdaon i chi, â darparwyr gwirio cefndir cyflogaeth i gael gwiriadau cofnodion troseddol angenrheidiol, ac â’n darparwr iechyd galwedigaethol i gael asesiad meddygol cyn-cyflogaeth ar gyfer roliau penodol.

Ni fydd y sefydliad yn trosglwyddo eich data tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Sut mae’r sefydliad yn diogelu data?
Mae’r sefydliad yn cymryd diogelwch eich data o ddifrif. Mae ganddo bolisïau a rheolaethau mewnol ar waith i sicrhau nad yw eich data yn cael ei golli, yn cael ei ddinistrio’n ddamweiniol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu, ac nad oes neb yn cael mynediad iddo ar wahân i’n gweithwyr ni wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau’n briodol.

Mae’r system Olrhain Ymgeisydd wedi’i diogelu gan gyfrinair ac mae cyfyngiadau ar waith ar gyfer gwahanol gategorïau o ddefnyddwyr sy’n sicrhau mai dim ond unigolion awdurdodedig sydd â mynediad i’ch data.

Bydd gwybodaeth bersonol sensitif (e.e. gwybodaeth cydraddoldeb megis cyfeiriadedd rhywiol, crefydd, tarddiad ethnig ayb.) yn cael ei storio ar wahân i’ch gwybodaeth bersonol yn system olrhain ymgeisydd y Grŵp. Mae’n gwbl ddienw ac ni all neb yn Newydd gael mynediad iddi. Cesglir y math hwn o wybodaeth yn unig at ddibenion ystadegaeth a monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth.