Hysbysiad preifatrwydd

Pwy ydyn ni? 

Cymdeithas Tai Newydd (1974) Cyf. yw’r rheolwr data ac mae wedi’i gofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae Newydd yn gymdeithas tai elusennol ac mae’n gymdeithas gofrestredig dan y Ddeddf Cymdeithasau Budd Cymunedol 2014. Mae Newydd yn is-gwmni o Grŵp Tai Cadarn.

Rydym yn cymryd preifatrwydd o ddifrif 

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi gwybod i chi beth i’w ddisgwyl pan mae Cymdeithas Tai Newydd yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch. Mae Newydd yn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 1998 mewn perthynas â data personol rydych chi’n ei roi i ni, ac mae’n sicrhau nad yw’n cael ei gamddefnyddio. Mae’r Ddeddf yn diffinio set o reolau a chanllawiau mae’n rhaid i ni eu dilyn wrth drin eich gwybodaeth, cyfeirir at y rhain fel egwyddorion Diogelu Data; mae’n rhaid i ddata personol: 

1. gael ei brosesu’n deg a chyfreithlon 

2. gael ei brosesu yn unig ar gyfer un neu fwy o ddibenion penodol a chyfreithlon 

3. fod yn addas, perthnasol a heb fod yn ormodol at y dibenion hynny 

4. fod yn gywir a chyfredol – mae gan wrthrych y data yr hawl i gael data personol anghywir wedi ei gywiro neu ei ddinistrio os yw’r wybodaeth bersonol yn anghywir o ran unrhyw ffaith 

5. beidio â chael ei gadw’n hwy nag sydd ei angen ar gyfer y dibenion mae’n cael ei brosesu 

6. gael ei brosesu yn unol â hawliau’r unigolyn – mae hyn yn cynnwys yr hawl i gael gwybod am yr holl wybodaeth sy’n cael ei chadw amdanynt, i atal prosesu gwybodaeth bersonol amdanynt at ddibenion marchnata, ac i gael iawndal os gallant brofi eu bod wedi cael eu niweidio oherwydd bod rheolwr data yn ddiffygiol yn ei gydymffurfiad â’r Ddeddf 

7. gael ei ddiogelu rhag colled ddamweiniol, dinistr neu ddifrod ac yn erbyn prosesu diawdurdod neu anghyfreithlon – mae hyn yn berthnasol i chi hyd yn oed os yw eich busnes yn defnyddio trydydd parti i brosesu gwybodaeth bersonol ar eich rhan 

8. beidio â chael ei drosglwyddo i wledydd tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd – yr UE ynghyd â Norwy, Gwlad yr Iâ a Liechtenstein – sydd heb ddiogelwch addas ar gyfer gwybodaeth bersonol unigolyn, oni bai y gellir ateb amod o Atodlen pedwar y Ddeddf.

Yr hyn mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn ei gwmpasu

Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn cwmpasu’r dull yr ymdrinnir â gwybodaeth bersonol adnabyddadwy yr ydym yn ei chasglu pan ydych chi ar-lein ar dudalen swyddi Cymdeithas Tai Newydd, pan ydych chi’n cofrestru fel ymgeisydd am swydd gyda Chymdeithas Tai Newydd, yn sefydlu rhybudd swydd gyda Chymdeithas Tai Newydd, neu’n gwneud cais am swydd drwy gyfrwng gwefan Cymdeithas Tai Newydd.

Sut rydyn ni’n defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch 

Bydd y wybodaeth bersonol rydych chi’n ei darparu ar ein cyfer yn cael ei chadw yn unig cyhyd ag y mae’n angenrheidiol er mwyn cyflawni’r diben y’i casglwyd ar ei gyfer, neu fel sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith. Nid ydym yn rhannu gwybodaeth bersonol â thrydydd parti oni bai fod hynny’n angenrheidiol ar gyfer gweithredu ein busnes, neu am ei bod yn ofynnol yn ôl y gyfraith neu brosesau cyfreithiol eraill, ac nid ydym byth yn gwerthu gwybodaeth bersonol amdanoch na’i hanfon ymlaen at gwmnïau marchnata. Mae’n bosib y bydd data personol a gasglwyd gennym ni yn cael ei drosglwyddo i aelodau eraill o Grŵp Tai Cadarn, neu i gwmnïau lle mae hynny’n angenrheidiol ar gyfer ateb y diben y cafodd ei gyflwyno ar ei gyfer.

Cesglir gwybodaeth bersonol adnabyddadwy drwy gyfrwng gwefan Cymdeithas Tai Newydd pan fyddwch chi yn:

·       cofrestru fel ymgeisydd am swydd

·       sefydlu rhybudd swydd

·       ymgeisio am swydd

I gofrestru fel ymgeisydd am swydd, neu i sefydlu rhybudd swydd, bydd angen i chi roi eich enw, eich cyfeiriad, a manylion cyswllt. Unwaith y byddwch chi wedi cofrestru fel ymgeisydd am swydd, neu wedi sefydlu rhybudd swydd gyda Chymdeithas Tai Newydd a’ch bod wedi derbyn ein telerau ac amodau, nid ydych yn ddienw i ni. Dim ond y tîm Adnoddau Dynol fydd yn gallu cael mynediad at y wybodaeth y byddwch yn ei darparu. Mae’n bosib y byddwn yn cysylltu â chi mewn perthynas â newidiadau safle, neu newidiadau i nwyddau neu wasanaethau Cymdeithas Tai Newydd sydd ar ddefnydd gennych. 

Bydd y wybodaeth bersonol yr ydych yn ei darparu wrth gynnig am swydd yn cael ei defnyddio i asesu eich sgiliau a’ch gwybodaeth yn erbyn y meini prawf a osodwyd ar gyfer y swydd wag yr ydych chi’n cynnig amdani. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei hadolygu gan aelodau o’r tîm AD, y Rheolwr Cyflogi, ac unrhyw unigolion eraill sy’n ymwneud â’r rhestr fer ac â’r panel cyfweld. Rydym yn gweithredu proses sifftio ddienw, felly nid yw’r Rheolwr Cyflogi nac aelodau eraill y panel sy’n llunio’r rhestr fer, yn gallu gweld eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, gofynion addasiad anabledd, na’r datgeliadau cofnodion troseddol.  Gwneir hyn er mwyn sicrhau proses ddethol deg a diduedd.

Mae gwybodaeth bersonol sensitif (e.e. gwybodaeth cydraddoldeb megis tueddfryd rywiol, crefydd, tarddiad ethnig, ayb.) yn cael ei storio ar wahân i’r wybodaeth bersonol amdanoch. Mae’n gwbl ddienw ac ni all neb o fewn Newydd gael mynediad iddi. Cesglir y math hwn o wybodaeth yn unig at ddibenion ystadegaeth a monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth.

Pa mor hir ydyn ni’n cadw gwybodaeth amdanoch? 

Mae gennym bolisi cadw dogfennau ar waith yma, ac mae’n amlinellu am ba hyd rydyn ni’n cadw gwahanol fathau o wybodaeth. Mae’r polisi hwn yn cael ei adolygu’n rheolaidd, ac mae’n seiliedig ar ganllawiau arfer da.

Bydd unrhyw wybodaeth* rydyn ni’n ei chasglu gennych yn cael ei dileu fel a ganlyn:

I ymgeiswyr llwyddiannus – 3 blynedd ar ôl gadael cyflogaeth, neu yn unol â’n polisïau diogelu data mewnol yn ôl y gofyn

I ymgeiswyr aflwyddiannus – 12 mis ar ôl i’r swydd gau

*Ac eithrio gwybodaeth bersonol sensitif (e.e. tueddfryd rywiol, crefydd, rhyw, ayb.) sy’n cael ei storio ar wahân. Mae’r wybodaeth hon yn gwbl ddienw ac ni ellir ei phriodoli i berson unigol. Nid yw’r wybodaeth hon yn cael ei dileu ac fe’i cedwir at ddibenion ystadegaeth a monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth yn unig.

Ar ôl y cyfnod o amser a grybwyllir uchod bydd y wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch yn cael ei thynnu oddi ar ein system AD, ac ni fydd mwyach ar gadw gennym. Byddwch yn dal i allu cael mynediad i’ch cyfrif ac i’ch gwybodaeth bersonol sylfaenol, ar yr amod eich bod yn adnewyddu eich cyfrif pan gewch eich cyfarwyddo i wneud hynny mewn neges e-bost awtomataidd.

Dulliau eraill o sicrhau eich preifatrwydd

Gallwch ddiwygio eich manylion personol, a gallwch hefyd gau a dileu eich cyfrif unrhyw bryd os dymunwch wneud hynny. Mae’r dewisiadau hyn ar gael drwy arwyddo i mewn i’ch cyfrif Job Seeker a mynd i My Homepage, neu drwy gysylltu â Chymdeithas Tai Newydd. Ar ben blwydd cofrestriad eich cyfrif, byddwch hefyd yn derbyn e-bost yn gofyn i chi ydych chi am gadw eich cyfrif. Os na cheir ateb i’r e-bost hwn, yna bydd eich cyfrif a’r holl ddata a fewnosodwyd gennych yn cael eu dileu.

Datgelu gwybodaeth bersonol

Nid ydym yn datgelu gwybodaeth am eich ymweliadau unigol i wefan Cymdeithas Tai Newydd, na gwybodaeth bersonol rydych chi’n ei darparu, megis eich enw a manylion cyswllt personol, oni bai eich bod wedi rhoi eich caniatâd i ni wneud hynny, neu ein bod ni’n credu bod hynny’n ofynnol yn ôl y gyfraith.

Sut gallaf fi weld y wybodaeth rydych chi’n ei chadw amdanaf fi? 

Mae Cymdeithas Tai Newydd yn cydnabod ei chyfrifoldeb i amddiffyn preifatrwydd y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Mae gennych hawl gyfreithiol i weld y wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch; gelwir hyn yn gais cyrchu gwrthrych data ac yn ôl y gyfraith mae gennym 40 diwrnod calendr i’ch ateb. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais, fodd bynnag mae’n bosib y bydd rhai amgylchiadau lle na fydd yn bosib i ni gydymffurfio’n llawn â’ch cais. Os ydych chi’n dymuno cyflwyno cais cyrchu gwrthrych data, neu os oes gennych unrhyw gwestiynau eraill ynghylch gweinyddiad gwybodaeth bersonol amdanoch, cysylltwch â ni ar 0303 040 1998 os gwelwch yn dda, neu â: Rheolwr Diogelu Data, Cymdeithas Tai Newydd, Uned 5, Village Way, Tongwynlais, Caerdydd CF15 7NE.

Mae gennym hefyd ffurflen safonol y gellwch ei chwblhau lle gallwch fanylu ynghylch pa wybodaeth yr ydych yn dymuno ei gweld; cysylltwch â’r Rheolwr Diogelu Data ar y rhif ffôn/yn y cyfeiriad uchod os gwelwch yn dda i ofyn am gopi. Nodwch os gwelwch yn dda ei bod yn bosib fod ffi o £10 yn daladwy i weinyddu ceisiadau penodol.

Cwcis 

Mae’r safle yn defnyddio cwcis i ddangos Google Maps ac i ddilyn llwybrau ymwelwyr drwy gyfrwng Google Analytics. I gael mwy o fanylion am beth mae hyn yn ei olygu, a sut i ddiffodd cwcis yn eich porwr, ewch i wefan aboutcookies.org

Pryderon

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau, pryderon neu sylwadau ynghylch Cymdeithas Tai Newydd neu ynghylch y polisi hwn, cysylltwch â ni, os gwelwch yn dda:

Cyfeiriad: Cymdeithas Tai Newydd, 5 Village Way, Tongwynlais, Caerdydd CF15 7NE

E-bost: humanresources@newydd.co.uk 

Ffôn: 02920 005486

Mae gennych chi hawl hefyd i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) os ydych chi o’r farn fod problem gyda’r ffordd mae Cymdeithas Tai Newydd yn trin eich data. I gysylltu â’r ICO, ffoniwch 0303 123 1113 os gwelwch yn dda, neu ewch i’w gwefan ar https://ico.org.uk/