Ein hysbysiad preifatrwydd

Pwy ydym ni?
Cymdeithas Tai Newydd (1974) Cyf yw’r rheolwr. Mae Newydd yn gymdeithas tai elusennol ac mae’n gymdeithas gofrestredig o dan y Ddeddf Cymdeithasau Cydweithredol a Chymdeithasau Budd Cymunedol 2014; mae Newydd yn is-gwmni sy’n perthyn i Grŵp Tai Cadarn.

Rydym yn cymryd preifatrwydd o ddifrif 
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl pan mae Cymdeithas Tai Newydd yn casglu eich gwybodaeth bersonol. I weld ein polisi Diolgelu Data, cliciwch yma.

Mae Newydd yn cydymffurfio â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018 o ran y gwybodaeth personol yr ydych yn ei roi i ni ac yn sicrhau na chaiff ei gamddefnyddio. Mae’r Rheoliad yn diffinio set o reolau a chanllawiau sydd yn rhaid i ni eu dilyn wrth ymdrin â’ch gwybodaeth; gelwir y rhain yn egwyddorion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018 . Mae’n rhaid i wybodaeth personol gael:

a. wedi’i brosesu’n gyfreithlon, yn deg, ac mewn dull tryloyw mewn perthynas ag unigolion;
b. wedi’i gasglu at ddibenion penodedig, eglur a dilys, a heb ei brosesu ymhellach mewn dull sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny; ni fydd prosesu pellach at ddibenion archifol sydd er budd y cyhoedd, at ddibenion ymchwil gwyddonol neu hanesyddol, neu at ddibenion ystadegol, yn cael ei ystyried yn anghydnaws â’r dibenion cychwynnol;
c. yn ddigonol, yn berthnasol ac yn gyfyngedig i’r hyn sy’n angenrheidiol mewn perthynas â’r dibenion y maent yn cael eu prosesu ar eu cyfer;
d. yn gywir, ac yn gyfredol lle bo angen; rhaid i bob cam rhesymol gael ei gymryd i sicrhau bod gwybodaeth personol sy’n anghywir, gan ystyried y dibenion y maent yn cael eu prosesu ar eu cyfer, yn cael ei ddileu neu ei gywiro yn ddi-oed;
e. yn cael ei gadw mewn dull sy’n caniatáu adnabod pynciau data am ddim hwy na sy’n angenrheidiol at y dibenion y mae’r gwybodaeth personol yn cael ei brosesu ar eu cyfer; gellir storio gwybodaeth personol am gyfnodau hwy i’r graddau y bydd y gwybodaeth  personol yn cael ei brosesu yn unig at ddibenion archifol sydd er budd y cyhoedd, at ddibenion ymchwil gwyddonol neu hanesyddol, neu at ddibenion ystadegol, yn amodol ar weithredu’r mesurau technegol a sefydliadol priodol sy’n ofynnol gan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) er mwyn diogelu hawliau a rhyddid unigolion;
f. wedi’i brosesu mewn dull sy’n sicrhau diogelwch priodol y wybodaeth personol, gan gynnwys amddiffyniad rhag prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon a rhag colled ddamweiniol, dinistr neu ddifrod, gan ddefnyddio mesurau technegol a sefydliadol priodol.

Sut byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol
Dim ond cyhyd ag y bydd angen i gyflawni’r dibenion y casglwyd hi ar eu cyfer neu fel sy’n ofynnol yn gyfreithiol y caiff y wybodaeth bersonol a ddarparwch i ni ei chadw. Nid ydym yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda thrydydd partïon heblaw pan fo hynny’n angenrheidiol i weithredu ein busnes neu’n ofynnol gan y gyfraith neu brosesau cyfreithiol eraill, ac ni fyddwn byth yn gwerthu eich gwybodaeth bersonol na’i phasio ymlaen i gwmnïau marchnata. Mewn rhai achosion caiff gwybodaeth bersonol a gasglwyd gennym ei throsglwyddo i aelodau eraill Grŵp Tai Cadarn neu gwmnïau eraill lle mae hyn yn angenrheidiol er mwyn cyflawni’r dibenion y casglwyd y wybodaeth ar eu cyfer.
Mae Newydd yn cofnodi galwadau ffôn a wneir i’r gymdeithas ar gyfer hyfforddiant ac monitro.

Rhannu eich gwyboadeth
Dim ond os ydych yn cytuno i hynny y bydd Cymdeithas Tai Newydd yn datgelu eich gwybodaeth bersonol i drydydd partïon; fodd bynnag, efallai y bydd weithiau angen i ni rannu gwybodaeth heb eich caniatâd er mwyn cydymffurfio ac unrhyw ofynion cyfreithiol neu lle mae hyn yn angenrheidiol er mwyn cyflawni’r dibenion y casglwyd y wybodaeth ar eu cyfer.

Na wneith Newydd drosglwyddo eich gwybodaeth personol y tu allan i'r ardal economaidd Ewropeaidd oni bai bod diogelwch digonol, h.y. aelodaeth o'r cynllun Tarian preifatrwydd.

Eich hawliau


Hawl i hygludedd data
Wrth brosesu eich gwybodaeth personol i gyflawni’r cytundeb yr ydych yn rhan ohono, mae gennych hawl i ofyn am gwybodaeth personol sy’n cael ei gadw’n electronig, er mwyn galluogi ei drosglwyddo i sefydliad arall heb anhawster. Lle mae’n dechnegol bosibl, gallwch ofyn bod y gwybodaeth yn cael ei drosglwyddo’n uniongyrchol rhwng sefydliadau. Unwaith y bydd y cais yn cael ei wneud, dylai’r gwybodaeth gael ei ddarparu o fewn 1 mis.

Hawl i fod yn angof
Mae gennych hawl i gael y wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch wedi ei dileu lle mae un o nifer o amgylchiadau yn berthnasol: mewn gwirionedd, lle na byddai defnyddio’r wybodaeth honno bellach yn ateb gofynion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol p’un bynnag. Unwaith mae’r cais wedi’i wneud, mae’n rhaid dileu’r wybodaeth o fewn 1 mis.Lle mae’r gwybodaeth dan sylw wedi ei wneud yn gyhoeddus neu wedi ei drosglwyddo i drydydd parti, mae’n rhaid i ni hefyd gymryd camau rhesymol i roi gwybod i bob trydydd parti am y cais am ddileu, gan gynnwys unrhyw gyswllt â, neu gopïau o’r gwybodaeth personol hwnnw.
Nid yw’r uchod yn berthnasol pan mae’n angenrheidiol cadw’r gwybodaeth mewn perthynas ag achos cyfreithiol, i gydymffurfio â rhwymedigaeth statudol, neu i gyflawni tasgau er budd y cyhoedd.

Hawl i gywiro, i wrthwynebu, ac i gyfyngu ar brosesu
• Cywiro: mae gennych hawl i gael gwybodaeth anghywir ac anghyflawn amdanoch wedi ei gywiro a’u gwblhau.
• Hawl i wrthwynebu: dan rai amgylchiadau mae gennych hawl i wrthwynebu bod gwybodaeth bersonol amdanoch yn cael ei phrosesu. Yn dibynnu ar y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu, gall hyn fod naill ai’n hawl absoliwt (h.y. marchnata uniongyrchol), neu gall fod ar yr amod ein bod ni’n gallu dangos sail gyfreithlon gref a fyddai’n cael blaenoriaeth dros eich buddiannau chi, neu lle mae angen y wybodaeth at ddibenion hawliadau cyfreithiol.
• Hawl i gyfyngu: mae gennych hawl i ofyn nad yw gwybodaeth yn cael ei phrosesu bellach (oni bai am gael ei storio) dan amgylchiadau penodol, er enghraifft lle rydym yn delio â chywiro unrhyw wybodaeth anghywir; lle mae’r prosesu yn anghyfreithlon ond rydych chi’n gwrthwynebu iddi gael ei dileu; neu mae’r wybodaeth bellach yn ddiangen ond rydych am i’r wybodaeth gael ei chadw at ddibenion hawliad cyfreithiol.

Caniatâd
Mae gennych yr hawl i dynnu caniatâd i brosesu eich gwybodaeth personol ar unrhyw adeg, cyn belled nad yw'r gwybodaeth yn rhan o ofyniad/gytundeb statudol neu yn rhwymedigaeth. Hoffwn i chi wybod fodd bynnag y bydd hyn efallai yn effeithio ansawdd y gwasanaeth byddwn yn gallu rhoi i chi. Er engraifft, byddwn angen gwybod faint o blant, os unrhyw, sydd yn byw gyda chi ermwyn gosody ty y maint iawn i chi.
Mae gennych hawl i wrthwynebu marchnata uniongyrchol oddi wrth y gymdeithas, gall hyn gynnwys arolwg arol gwiath atgyweirio, holiaduron boddhad tenantiaid, proffilio tenantiaid, ayyb. I dynnu'n ôl caniatâd ar unrhyw adeg, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data.

Sut alla i weld y wybodaeth yr ydych yn ei chadw amdanaf i?
Mae Cymdeithas Tai Newydd yn cydnabod y cyfrifoldeb sydd ganddi i ddiogelu preifatrwydd eich gwybodaeth bersonol. Mae gennych hawl cyfreithiol i weld y wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chadw amdanoch; gelwir hyn yn “gais gwrthrych am wybodaeth”, ac mae’r gyfraith yn rhoi 1 mis i ni ymateb. Byddwn yn ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai na fyddwn yn medru cydymffurfio â’ch cais yn llawn mewn rhai achosion, er engraifft gallwn wrthod neu godi tâl am geisiadau sydd yn ddi-sail neu’n ormodol. Os gwrthodir eich cais, byddwn yn ysgrifennu atoch o fewn 1 mis i’ch cynghori, yna bydd gennych yr hawl i gwyno i’r awdurdod goruchwylio a rhwymedi barnwrol.
Os hoffech wneud cais gwrthrych am wybodaeth, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data.

Am ba hyd mae’r Grŵp yn cadw eich gwybodaeth?
Mae gennym bolisi cadw dogfennau sy’n gosod allan am ba gyfnod yr ydym yn cadw gwahanol fathau o wybodaeth, cliciwch yma i weld y ddogfen. Caiff y polisi hwn ei adolygu yn rheolaidd ar sail canllawiau arfer gorau wedi eu hysbysu gan y Ffederasiwn Tai Cenedlaethol.

Y wybodaeth yr ydym yn ei chasglu drwy ein gwefan
Rydym yn casglu gwahanol fathau o wybodaeth oddi wrth ymwelwyr i’n gwefannau.
Nid ydym yn pasio unrhyw wybodaeth bersonol yr ydych yn ei rhoi i ni ymlaen i unrhyw wefan arall; bydd y system yn cofnodi’r wybodaeth yr ydych yn ei rhoi’n wirfoddol i ni, e.e. ar y ffurflenni ar-lein. Caiff y wybodaeth hon ei thrin yn gyfrinachol.
Mae ein gwefan yn cynnwys dolenni i wefannau eraill. Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn berthnasol i’n gwefan ni yn unig. Os ydych yn symud ymlaen i wefan arall sy’n casglu gwybodaeth, dylech ddarllen eu datganiad preifatrwydd nhw.

Cwcis
Mae’n gwefan yn defnyddio cwcis i ddangos Google Maps ac i dracio ymwelwyr gyda Google Analytics. Gallwch ddarllen mwy am beth yn union mae hyn yn ei olygu a sut i droi cwcis i ffwrdd yn eich porwr drwy fynd i aboutcookies.org

Pryderon
Mae gennych hawl i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi’n meddwl bod yna broblem gyda’r ffordd mae Cymdeithas Tai Newydd yn ymdrin â’ch gwybodaeth. I gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth, ffoniwch 0303 123 1113 neu ewch i’w gwefan: https://ico.org.uk/

Cysylltwch a ni
Mae rôl y Swyddog Diogelu Data yn cael ei gynnal gan y Swyddog Corfforaethol, os oes gennych unrhyw gwestiynau am y ffordd y caiff eich gwybodaeth bersonol ei gweinyddu, cysylltwch â ni ar 0303 040 1998 neu:

Hana Morgan,
Swyddog Corfforaethol.
Cymdeithas Tai Newydd,
Unit 5,
Village Way,
Tongwynlais,
CF15 7NE.