Ein hysbysiad preifatrwydd

Pwy ydym ni?
Cymdeithas Tai Newydd (1974) Cyf yw’r rheolwr data ac mae’r gymdeithas wedi’i chofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae Newydd yn gymdeithas tai elusennol ac mae’n gymdeithas gofrestredig o dan y Ddeddf Cymdeithasau Cydweithredol a Chymdeithasau Budd Cymunedol 2014; mae Newydd yn is-gwmni sy’n perthyn i Grŵp Tai Cadarn.

Rydym yn cymryd preifatrwydd o ddifrif 
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl pan mae Cymdeithas Tai Newydd yn casglu eich gwybodaeth bersonol. Mae Newydd yn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 1998 o ran y data personol yr ydych yn ei roi i ni ac yn sicrhau na chaiff ei gamddefnyddio. Mae’r Ddeddf yn diffinio set o reolau a chanllawiau sydd yn rhaid i ni eu dilyn wrth ymdrin â’ch gwybodaeth; gelwir y rhain yn egwyddorion Diogelu Data. Mae’n rhaid i ddata personol:
1. Gael ei brosesu mewn ffordd deg a chyfreithlon.
2. Gael ei brosesu at un diben (neu ddibenion) cyfreithiol penodol yn unig.
3. Fod yn ddigonol, yn berthnasol a ddim yn ormodol ar gyfer y dibenion hynny.
4. Fod yn gywir ac wedi ei ddiweddaru; mae gan wrthrychau’r data yr hawl i gael data personol anghywir wedi ei gywiro neu ei ddinistrio os yw’r wybodaeth bersonol yn wallus ar unrhyw fater.
5. Gael ei gadw am ddim hirach nac sy’n angenrheidiol at y dibenion y mae’n cael ei brosesu.
6. Gael ei brosesu’n unol â hawliau unigolion. Mae hyn yn cynnwys yr hawl i gael gwybod am yr holl wybodaeth sy’n cael ei gadw amdanynt; yr hawl i rwystro’u gwybodaeth bersonol rhag cael ei phrosesu at ddibenion marchnata; a’r hawl i dderbyn iawndal os gallant brofi eu bod wedi’u niweidio gan fethiant rheolwr data i gydymffurfio â’r Ddeddf.
7. Gael ei ddiogelu rhag difrod, dinistr neu golled ddamweiniol, a’i ddiogelu rhag prosesu di-awdurdod neu anghyfreithiol. Mae hyn yn berthnasol hyd yn oed os yw eich busnes yn defnyddio trydydd parti i brosesu gwybodaeth bersonol ar eich rhan.
8. Beidio â chael ei drosglwyddo i wledydd y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (yr Undeb Ewropeaidd a Norwy, Gwlad yr Iâ a Liechtenstein) nad sydd â mesurau diogelu digonol ar gyfer gwybodaeth bersonol unigolion, heblaw bod modd cwrdd ag amod o Atodiad Pedwar y Ddeddf.

Sut byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol
Dim ond cyhyd ag y bydd angen i gyflawni’r dibenion y casglwyd hi ar eu cyfer neu fel sy’n ofynnol yn gyfreithiol y caiff y wybodaeth bersonol a ddarparwch i ni ei chadw. Nid ydym yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda thrydydd partïon heblaw pan fo hynny’n angenrheidiol i weithredu ein busnes neu’n ofynnol gan y gyfraith neu brosesau cyfreithiol eraill, ac ni fyddwn byth yn gwerthu eich gwybodaeth bersonol na’i phasio ymlaen i gwmnïau marchnata. Mewn rhai achosion caiff gwybodaeth bersonol a gasglwyd gennym ei throsglwyddo i aelodau eraill Grŵp Tai Cadarn neu gwmnïau eraill lle mae hyn yn angenrheidiol er mwyn cyflawni’r dibenion y casglwyd y wybodaeth ar eu cyfer.
Yn ystod eich tenantiaeth, efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth oddi wrthoch chi a phreswylwyr eraill eich cartref (gall y categorïau gwybodaeth gynnwys enw, dyddiad geni, rhyw, manylion ariannol, tarddiad ethnig/hiliol, manylion cyswllt, manylion cyflogaeth, ayyb.). Rydym yn gwneud hyn er mwyn:
• Rheoli eich tenantiaeth a’r eiddo cysylltiedig
• Monitro cydymffurfedd â thelerau eich cytundeb tenantiaeth
• Ein galluogi i gyfathrebu a darparu gwasanaethau sy’n cwrdd â’ch anghenion
• Monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth.

Dim ond os ydych yn cytuno i hynny y bydd Cymdeithas Tai Newydd yn datgelu eich gwybodaeth bersonol i drydydd partïon; fodd bynnag, efallai y bydd weithiau angen i ni rannu gwybodaeth heb eich caniatâd at y dibenion a ddisgrifir uchod neu er mwyn cydymffurfio ac unrhyw ofynion cyfreithiol. Gallai’r trydydd partïon hyn gynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
• Gontractwyr, i wneud gwaith atgyweirio yn eich eiddo
• Adrannau’r awdurdodau lleol neu’r llywodraeth, ar gyfer ceisiadau budd-dal tai, ayyb.
• Yr heddlu, mewn achosion atal troseddu
• Darparwyr trydan a nwy, ar ddechrau eich tenantiaeth
• Asiantaethau casglu dyledion, i adfer ôl-ddyledion sydd heb eu talu
• Dŵr Cymru

Weithiau gall Newydd nodi marcwyr ar eich tenantiaeth (e.e. bregus, statws iechyd, ayyb.) er mwyn ein helpu i deilwra’r gwasanaeth yr ydym yn ei ddarparu i chi. Mae hi’n bwysig felly eich bod yn rhoi gwybod i ni am unrhyw newidiadau i’ch gwybodaeth bersonol.

Sut alla i weld y wybodaeth yr ydych yn ei chadw amdanaf i?
Mae Cymdeithas Tai Newydd yn cydnabod y cyfrifoldeb sydd ganddi i ddiogelu preifatrwydd eich gwybodaeth bersonol. Mae gennych hawl cyfreithiol i weld y wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chadw amdanoch; gelwir hyn yn “gais gwrthrych am wybodaeth”, ac mae’r gyfraith yn rhoi 40 diwrnod calendr i ni ymateb. Byddwn yn ymdrechu i gydymffurfio â’ch cais ond efallai na fyddwn yn medru cydymffurfio â’ch cais yn llawn mewn rhai achosion. Os hoffech wneud cais gwrthrych am wybodaeth neu os oes gennych unrhyw gwestiynau eraill am y ffordd y caiff eich gwybodaeth bersonol ei gweinyddu, cysylltwch â ni ar 0303 040 1998 neu:

Rheolwr Diogelu Data
Cymdeithas Tai Newydd,
Unit 5,
Village Way,
Tongwynlais,
CF15 7NE.

Mae hefyd gennym ffurflen safonol y gallwch ei chwblhau gan nodi’r wybodaeth yr hoffech ei gweld; cysylltwch â’r Rheolwr Diogelu Data ar y rhif ffôn/cyfeiriad uchod i ofyn am gopi. Nodwch, os gwelwch yn dda, y gellir codi ffi o £10 i weinyddu rhai ceisiadau penodol.
Am ba hyd mae’r Grŵp yn cadw eich gwybodaeth?
Mae gennym bolisi cadw dogfennau sy’n gosod allan am ba gyfnod yr ydym yn cadw gwahanol fathau o wybodaeth. Caiff y polisi hwn ei adolygu yn rheolaidd ar sail canllawiau arfer gorau.

Y wybodaeth yr ydym yn ei chasglu drwy ein gwefan
Rydym yn casglu gwahanol fathau o wybodaeth oddi wrth ymwelwyr i’n gwefannau.
Nid ydym yn pasio unrhyw wybodaeth bersonol yr ydych yn ei rhoi i ni ymlaen i unrhyw wefan arall; bydd y system yn cofnodi’r wybodaeth yr ydych yn ei rhoi’n wirfoddol i ni, e.e. ar y ffurflenni ar-lein. Caiff y wybodaeth hon ei thrin yn gyfrinachol.
Mae ein gwefan yn cynnwys dolenni i wefannau eraill. Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn berthnasol i’n gwefan ni yn unig. Os ydych yn symud ymlaen i wefan arall sy’n casglu data, dylech ddarllen eu datganiad preifatrwydd nhw.

Cwcis
Mae’r wefan hon yn defnyddio cwcis i ddangos Google Maps ac i dracio ymwelwyr gyda Google Analytics. Gallwch ddarllen mwy am beth yn union mae hyn yn ei olygu a sut i droi cwcis i ffwrdd yn eich porwr drwy fynd i aboutcookies.org

Pryderon
Mae gennych hawl i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi’n meddwl bod yna broblem gyda’r ffordd mae Cymdeithas Tai Newydd yn ymdrin â’ch data. I gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth, ffoniwch 0303 123 1113 neu ewch i’w gwefan: https://ico.org.uk/